Wat zijn voor clubs de mogelijkheden van de Federatiewebsite en van een eigen website

Inleiding

Clubs verspreiden hun verslagen van bijeenkomsten, foto’s en andere documenten via e-mail. Daarnaast maken sommige clubs nog afdrukken die aan leden zonder e-mail worden overhandigd of per post worden toegezonden. Verdere communicatie gebeurt mondeling, per telefoon of per e-mail. Veel clubs vinden dit voldoende, maar sommige willen meer, zoals het geven van informatie aan de buitenwereld of archiefvorming. Zowel de Federatiewebsite als een eigen clubwebsite geven daartoe mogelijkheden. Hieronder volgt een overzicht daarvan.

Wat biedt de Federatiewebsite?

Op de website van de Federatie kan een club, via de webmaster, allerlei informatie onderbrengen zoals clubberichten, fotoreportages en verslagen van lezingen. Dergelijke informatie wordt doorgaans geplaatst in het afgeschermde deel, wat betekent dat alleen Past Rotarians de informatie kunnen bekijken. Het programma van clubs kan worden geplaatst in het openbare deel. Ook kan men op de Federatiewebsite de gegevens van alle clubs en clubleden vinden, voor een deel in het openbare deel en voor de rest in LEAD, dus in het besloten deel. Bovendien geeft de Federatiewebsite de mogelijkheid om zich naar de andere clubs en de buitenwereld te manifesteren met een verslag van bijzondere gebeurtenissen, zoals een jubileum. De informatie die een club aanlevert wordt op de website bewaard en men bouwt daarmee een clubarchief op.

Wat biedt een clubwebsite?

Alle bovengenoemde zaken kunnen ook door een clubwebsite worden geleverd. Extra mogelijkheden zijn de volgende:

1.

De club kan zich met een eigen gezicht op het internet manifesteren.

2.

In het openbare deel worden achter een van de knoppen van de hoofdbalk automatisch (vanuit LEAD) de clubgegevens en de bestuurssamenstelling gegeven.

3.

Het besloten deel van de clubwebsite is alleen toegankelijk voor de eigen clubleden, dus niet voor alle Past Rotarians. In dat deel worden automatisch vanuit LEAD voor de betreffende club een Ledenboek, een Verjaardagslijst en een Bellijst gegenereerd.

Punt 1 van de extra mogelijkheden is het belangrijkst omdat alle andere elementen, zij het in een andere vorm, ook door de Federatiewebsite kunnen worden geleverd. Het wezenlijke verschil is dat bij een clubwebsite alleen de eigen clubleden de afgeschermde clubinformatie kunnen bekijken.

Wanneer heeft een clubwebsite zin?

Clubwebsites worden bezocht door zowel interne als externe bezoekers. Doorgaans overheerst de tweede groep, dus de groep van niet-leden die informatie over de club zoekt. Het openbare deel van de site dient dan ook vooral op deze externe groep gericht te zijn. Dat betekent dat het openbare deel er altijd verzorgd uit moet zien en dat de informatie up-to-date is. Als dat niet het geval is levert een clubwebsite een negatief image voor de club op.

Wat eist het opzetten en onderhouden van een clubwebsite?

Het opzetten en vooral het onderhoud van een clubwebsite eist veel van de webmaster. Hij/zij dient goede foto’s te verzamelen en vaardig te zijn met het bewerken daarvan. Daarnaast moet hij/zij vaardig zijn met de techniek van de website, het internet, tekstverwerking en bestandsbeheer. Bovendien moet hij/zij goed op de hoogte zijn van wat er in de club omgaat en bereid te zijn de site up-to-date te houden. Als een club niet over zo iemand beschikt is het onverstandig om aan een clubwebsite te beginnen of een clubwebsite te handhaven.

Handleiding

Een handleiding voor het beheer van een clubwebsite staat in het besloten deel van deze website (Voor leden/inloggen/Handleidingen/Handleiding clubsite Past Rotarians). Het is een goede handleiding, maar men kan er ook uit leren dat men het beheer van een clubwebsite niet moet onderschatten.

Voorbeeld van goede clubwebsite:

Een voorbeeld van een goede clubwebsite is die van CPR ’s-Hertogenbosch Oost: http://www.pastrotarians.nl/shertogenboschoost .

.

.

Tjeert ten Wolde

(webmaster Federatie)

2018-01-28