Handvatten voor Zoom-bijeenkomsten

Inleiding

D:\Mijn documenten D\PR Website\Zoombijeenkomsten\download.pngZolang het niet mogelijk is om fysiek bijeen te komen gaan steeds meer clubs over op videobijeenkomsten of willen daartoe overgaan. Het meest gebruikte programma daarbij is ‘Zoom’.
Een handicap bij het gebruik van Zoom is de beperkte digitale vaardigheid van een groot deel van de Past Rotarians. Het lijkt daarom goed om wat ‘handvatten’ te bieden. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen 1. De Club en de Host. 2. De Deelnemer. 3. De Spreker.


De Club en de Host

Als een club videobijeenkomsten wil gaan houden is het nodig dat iemand, liefst één van de clubleden, bereid is om als Host (gastheer/gastvrouw) op te gaan treden. De Host moet een PC of laptop hebben, er moet internetverbinding zijn en het apparaat moet voorzien zijn van een microfoon en een camera (of webcam).

De Host dient bij Zoom.us een account te openen en de software te downloaden. Hoe dat gaat is onder andere hier te vinden. Daarna is hij/zij in staat om een sessie te openen.

Het is verstandig om, voordat de eerste bijeenkomst met een grotere groep wordt gehouden, een proefsessie te houden met een klein aantal clubleden als deelnemer.

Als men een sessie beperkt tot 40 minuten is Zoom gratis. Eventueel kan men een sessie verlengen door uit te loggen en een nieuwe sessie te openen en de deelnemers opnieuw in te laten loggen. Dat geeft echter veel gedoe en tijdverlies. Het is daarom verstandiger om een betaald account te openen. Daarmee kan men een onbeperkte tijd “Zoomen”. De prijs van een abonnement is € 14 per maand. Als men een jaarabonnement neemt betaalt men € 140.


De Deelnemer

Voorbereiding
De deelnemers aan een Zoom-sessie moeten kunnen beschikken over een PC, een laptop, een tablet of een smartphone. Vanwege het grotere scherm is het gebruik van een PC of laptop aan te bevelen. Je moet op de PC wel één of twee luidsprekers hebben aangesloten, plus een microfoon en een camera. Dat laatste kan bijvoorbeeld met behulp van een webcam met ingebouwde microfoon. Bij een laptop is dit alles meestal al aanwezig, net als op een mobiele telefoon of tablet.

Hoe werkt het? Om Zoom te kunnen gebruiken moet je een gratis stukje software installeren.
De installatie op een Windows Computer gaat als volgt. Ga naar de downloadpagina van Zoom: https://zoom.us/download. 1. Download ‘Zoom Client for Meetings’ (dat is de bovenste in een rij van mogelijke downloads) 2. Installeer het op je computer.
Installatie Android telefoon of tablet: ga naar de Google Play Store, zoek hier naar Zoom Cloud Meetings app en installeer deze.
Installatie iOS, iPhone of iPad: ga naar de App Store en zoek naar de app Zoom Cloud Meetings. Download en installeer deze.

Deelnemen aan een Zoom/sessie
De Host van de bijeenkomst moet per e-mail inloggegevens hebben toegezonden. Dat kan een link zijn en/of een `Meeting ID` en een wachtwoord.
Inloggen via de link is het gemakkelijkst. Na het aanklikken daarvan dient men een naam in te vullen en aan te geven of men met beeld en/of geluid wil deelnemen. Daarna komt men in de wachtkamer van de Host en als die je heeft toegelaten ben je in de bijeenkomst.
De andere optie is om Zoom zelf op te starten en het Meeting ID in te vullen. Klik op Join en volg de instructies.
In het volgende filmpje wordt alles duidelijk uitgelegd: https://www.youtube.com/watch?v=0rUE3tHHULk .

D:\Mijn documenten D\PR Website\Zoombijeenkomsten\images (3).jpgAls je in de sessie bent wil je doorgaans dat je zichtbaar en hoorbaar bent. Dat kan worden verzorgd via knoppen met een microfoon-icoontje en een camera-icoontje, links onderaan het scherm. Er staat een streep door deze knoppen als je niet hoorbaar of niet zichtbaar bent. Klik erop als je wilt omschakelen.

Met de knop ‘speaker view/gallery view’ (rechts boven) kun je het beeld aanpassen. Bij speaker view zie je de spreker groot en (een deel van) de deelnemers klein. Bij ‘gallery view’ zie je alle deelnemers en de spreker even groot.

Als je de sessie wilt verlaten druk je op de knop ‘leave meeting’, rechtsonder.

Voor nadere toelichting zie. Hierin staat ook hoe je kunt beginnen zonder dat je van tevoren Zoom hebt geïnstalleerd.


De Spreker

Voor een spreker (m/v) die geen plaatjes vertoont, filmpjes afspeelt of muziek laat horen is de situatie eenvoudig: als de gespreksleider hem/haar het woord geeft kan hij/zij het verhaal vertellen.

Als de spreker de lezing wil houden aan de hand van een PowerPoint-presentatie is meer vereist. Er zijn twee opties:

1.

De spreker stuurt de presentatie naar de Host. Die zorgt dat de dia’s tijdens de bijeenkomst in beeld komen en schakelt op verzoek van de spreker over naar een volgend plaatje.

2.

De spreker brengt de presentatie zelf in beeld en schakelt zelf door. Dat doe je zo:

a.

Zorg dat je de PowerPointpresentatie open hebt staan op de PC/laptop/tablet waarop je Zoom gebruikt.

b.

Wacht tot de voorzitter je het woord geeft.

c.

Klik op ‘Share screen’ (groen vakje met pijl omhoog) in de werkbalk; beweeg je muis over het scherm als je de werkbalk niet ziet.

d.

Je ziet nu alle vensters die je open hebt staan. Zoek het venster met daarin de PowerPointpresentatie die je wilt gebruiken en klik deze aan.

e.

Klik op ‘Share’. Alle deelnemers zien nu jouw Powerpointscherm.

f.

Klik in je eigen Powerpointscherm op het icoontje voor ‘Diavoorstelling’ om de presentatie voor iedereen ‘fullscreen’ te maken, zoals je dat ook in de normale vergaderzaal zou doen.

g.

In plaats van de presentatie op een volledig scherm te tonen kan het ook in een venster, waarbij ook spreker en deelnemers in beeld blijven. Dit is te bereiken door in PowerPoint de instelling aan te passen: Klik op ‘Bestand’. Kies ‘Diavoorstelling instellen’. Kies onder ‘Type voorstelling’ de optie ‘Bekeken door één persoon (venster)’ en klik op ’ok’.

h.

Klaar met presenteren? Klik op ‘Stop share’ (rood balkje) boven in het Zoomscherm.



2020-12-18, TtW