De invoering van de AVG kostte veel tijd, geld en energie

Het Federatiebestuur heeft de afgelopen jaren veel aandacht moeten geven aan het invoeren van de in 2018 van kracht geworden Privacywetgeving, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om aan die wetgeving te voldoen werden de volgende maatregelen getroffen:

1.

Het aantal personen dat gerechtigd is om de persoonsgegevens in het ledenadministratiesysteem (LEAD) in te voeren en te beheren is verder beperkt. De bevoegdheden van de personen met “schrijfrechten” zijn scherper omschreven.

2.

De mogelijkheden van clubleden om hun eigen gegevens te beheren zijn uitgebreid. Zo is het mogelijk gemaakt om bepaalde gegevens onzichtbaar te maken voor andere Past Rotarians.

3.

Clubsecretarissen kunnen in LEAD instellen in hoeverre ze hun contactgegevens zichtbaar maken op de Federatiewebsite.

4.

De Federatie sloot met de clubs een verwerkersovereenkomst. De tekst daarvan werd goedgekeurd in de Algemene Vergadering van 2019.

5.

Er werd een modeltekst opgesteld voor een privacyverklaring tussen clubbesturen en clubleden.

6.

Er werd een subverwerkersovereenkomst getekend tussen de Federatie en Wevolve, de provider van de website en van LEAD.

7.

In de overeenkomst van de Federatie met de administrateur werden bepalingen opgenomen over het inzage- en schrijfrecht en over geheimhouding.

8.

Op de website werd een privacyverklaring gezet.

9.

Er werd besloten om niet langer gebruik te maken van de serveromgeving van Rotary Administratie Nederland (RAN), maar eigen serverruimte te gaan huren. De omzetting zal binnenkort plaatsvinden.


Toelichting:

Punten 1 t/m 3: Deze aanpassingen van LEAD betekenen een aanzienlijke aanscherping van de privacy binnen het systeem. Er kwam vanuit de clubs en de clubleden geen enkel commentaar op deze veranderingen.

Punten 4 t/m 6: De teksten staan in het besloten deel van de website. De aandacht van de clubs richtte zich volledig op punt 4, de verwerkersovereenkomst. De Federatie moest juridische hulp inhuren om de definitieve tekst op te stellen en die in de Algemene Vergadering geaccepteerd te krijgen. Op dit moment (november 2021) zijn er helaas nog steeds enkele clubs die de overeenkomst niet getekend hebben.

Punt 8: Zie onder de knop “Voorwaarden en Copyright” onderaan de homepage.

Punt 9: Als de Federatie de serveromgeving van RAN zou blijven gebruiken zou er ook met RAN een subverwerkersovereenkomst moeten komen. Dat is ongewenst.

Tjeert ten Wolde, webmaster
2021-11-16